図面管理システムの選び方｜属人化と最新版問題を解決する進め方

製造業で図面管理システムが必要とされる背景

図面管理システムの検討に入る前に、まず現状を押さえます。この章では、図面という資産の重要性と、それが十分に管理しきれていない実態を、調査データをもとに整理します。

■ 図面は最重要の経営資産だが管理は分散している

図面は、製造業にとって最も重要な情報資産です。年商10億円以上の製造業で日常的に図面を扱う1,000人を対象とした調査では、自社が保有する情報のうち「図面」を最重要と答えた人が62.8%にのぼり、次点の顧客情報15.9%を大きく上回りました。

一方で、その重要な資産の管理方法は分散しています。同じ調査では、過去図面の検索に図面管理システムを使う人が51.4%いる一方、共有サーバが42.1%、紙図面が39.6%も残っていました。システムを導入しても、共有サーバや紙との併存が解消されていないのが現場の実態です。

■ 図面検索に月9.9時間が費やされている

管理の分散は、日々の作業時間として跳ね返ります。前述の調査によると、月間のドキュメント検索時間は平均19.3時間で、そのうち図面検索だけで9.9時間を占めていました。

これは、設計者や生産技術者が毎月ほぼ丸1日以上を「図面を探す」ことだけに使っている計算になります。探す時間そのものは製品を生み出しません。検索にかかる時間の長さは、図面管理の仕組みが整っていないことの直接的なコストとして表れます。

■ システムを導入しても課題が残る理由

図面管理システムを導入すれば解決する、とは限りません。同じ調査では、図面データ利用者の7割超が何らかの課題を認識していました。代表的な課題は、「図面にひもづく情報が見られない」が25%、「部品の形状から検索できない」が23%です。

システムを入れても紙や共有サーバが残り、課題も消えない。この背景には、システムを購入することと、業務のやり方を統一することは別の問題だという構造があります。図面管理システムの導入を考えるうえで、まず押さえておきたい前提です。

図面管理がうまくいかない主な原因

課題の実態を踏まえ、この章では図面管理が滞る原因を整理します。原因を分けて捉えると、どこから手をつけるべきかが見えやすくなります。

図面管理の課題は、大きく次の4つの層に分けて整理できます。

課題層	典型的な症状	現場で起きること
識別	部品番号の重複、ファイル名＝品番	重複部品、購買量の分散
版管理	最新版が不明、コピーで版を管理	誤製作、手戻り
変更理由	「なぜ変えたか」がメール・口頭に散在	同じ失敗の繰り返し
検索・再利用	品番が分からないと探せない	再設計、重複部品の増加

この4層それぞれが、どの現場でも起こりうる詰まりどころです。自社がどの層で止まっているかを見極めることが、対策の出発点になります。

■ 部品番号の重複と採番ルールの未整備

図面管理の土台になるのが、部品を一意に識別する採番ルールです。採番の基準が曖昧なままだと、同じ部品に別の番号が付いたり、逆に同じ番号で仕様の違うものが存在したりします。

こうした状態が続くと、本来は共通化できる部品が別物として扱われ、購買量が分散してコストが上がります。ERPとの整合も取れなくなります。識別のルールが崩れると、その上に載る版管理や検索もすべて不安定になるため、最初に整えるべき土台といえます。

■ 最新版が分からず旧版で製作してしまう

次に起こりやすいのが、最新版の判別ができない問題です。版をファイルのコピーで管理していると、どれが承認済みの最新版かを人が判断することになります。

その結果、古い図面のまま加工や発注を進めてしまい、手戻りや不良につながります。特に、共有サーバに「最新」「最新_修正」といった似たファイルが並ぶ状態は危険です。最新版が一目で分かる仕組みがないままだと、誤製作のリスクが常に残ります。

■ 変更理由がメール・口頭・個人PCに散在する

設計変更の「なぜ」が残らないことも、見落とされやすい原因です。何を変えたかは図面に反映されても、なぜ変えたのか、どの不具合や要求が起点だったのかは、メールや口頭、個人のPCにしか残っていないことが少なくありません。

変更の背景が追えないと、過去と同じ検討をやり直したり、同じ失敗を繰り返したりします。担当者が異動・退職すれば、その経緯は完全に失われます。変更理由は、図面そのものと同じくらい継承すべき情報です。

■ 品番が分からないと図面を探せない

検索の入り口が品番だけに限られていることも、再利用を妨げます。品番が分からなければ探せない状態では、過去に似た図面があっても発見できず、結局ゼロから設計し直すことになります。

これは、先に触れた「形状から検索できない」という課題と直結します。似た部品を見つけられないまま新規に採番すれば、重複部品がさらに増えていきます。品番以外の切り口で探せるかどうかが、再利用のしやすさを左右します。

脱Excel・共有サーバから始める図面管理の考え方

多くの現場は、専用システムではなくExcel台帳や共有サーバから図面管理を始めています。この章では、その延長で考えたときに何が限界になり、どこから見直すべきかを整理します。

■ Excel台帳・共有サーバ管理の限界

Excel台帳と共有サーバは、手軽に始められる一方で、規模が大きくなると管理しきれなくなります。台帳の更新が手作業のため、記入漏れや二重管理が起きやすく、実物のファイルと台帳がずれていきます。

また、共有サーバはフォルダ構成が人によって解釈され、ファイルの置き場所や版の付け方が担当者ごとにばらつきます。属人化した運用は、その担当者がいなくなった途端に回らなくなります。Excelや共有サーバが悪いのではなく、扱う図面が増えたときに破綻しやすい、という点を理解しておく必要があります。

■ まず「システム購入」から始めない

図面管理を見直すとき、いきなり高機能なシステムの購入から入るのは得策ではありません。既存の不整合をそのまま新しいシステムに持ち込むと、かえって混乱が長引くためです。

現状把握を優先する進め方が有効です。具体的には、次のような棚卸しから始めます。

• 現在、誰が品番を発行しているか
• 品番の体系と版のルールはどうなっているか
• 同じ部品に別品番、同じ品番に別仕様がないか
• 変更理由がどこに残っているか

こうした現状を洗い出したうえで、代表的な製品群で小さく試すのが、最も失敗の少ない進め方です。ツールを選ぶ前に、自社のルールとデータの状態を可視化することが先決になります。

図面管理システムを機能させる運用ルールの設計

システムを導入しても、運用ルールが伴わなければ定着しません。この章では、図面管理システムを機能させるために欠かせない、識別と版管理の基本ルールを整理します。

■ 部品番号とRevisionを分けて管理する

運用ルールの核になるのが、部品番号とRevisionの分離です。部品番号は変わらない識別子として扱い、設計変更の状態はRevisionで管理します。

両者を混同すると、変更のたびに番号が変わり、体系がすぐに枯渇します。原則として、互換性を失う変更は新しい部品番号を発行し、互換性を保った変更はRevisionで扱います。材質や調達区分、製品群といった属性は、品番に埋め込まず独立した項目として持たせます。部品番号は変わらないidentity、Revisionは承認された変更の状態として切り分けるのが基本です。

■ 作業中の版と承認済みの版を区別する

版の管理では、作業中の版と承認済みの版を分けることが重要です。CADで作業中に保存を繰り返す段階の版と、正式に承認されて生産に使える版は、性質がまったく違います。

作業中の版をそのまま現場に配布すると、確定していない図面で製作が進むおそれがあります。現場が参照するのは、承認済み（Released）の版だけに限定することで、誤製作を防げます。作業の履歴は残しつつ、現場に出すものは確定版のみ、という線引きを仕組みで担保します。

■ 新規採番の前に既存部品を検索する

部品の共通化を進めるうえで効果的なのが、採番の前に既存部品を探すルールです。新しく番号を付ける前に、同じものや似たものがすでにないかを検索する手順を挟みます。

具体的な流れは次のようになります。

• 属性（材質・寸法など）で既存部品を検索する
• 形状の類似で候補を探す
• 該当する標準部品がないか確認する
• どれにも該当しない場合のみ、新規に採番する

この手順を挟むだけで、重複部品の発生を抑え、流用設計を進めやすくなります。登録後に重複を統合するより、採番前に見つける方がはるかに手間がかかりません。

■ 変更理由を構造化して残す

設計変更では、何を変えたかだけでなく、なぜ変えたかを構造化して残します。変更の記録を、図面のコメント欄ではなく、変更を管理する仕組みの中に項目として保持します。

最低限、次の情報を残せると、後から経緯を追えます。

• 何を変えたか
• なぜ変えたか（起点になった要求や不具合）
• 影響する部品やBOM
• 承認者と有効開始の時点

こうして変更理由を残しておけば、担当者が代わっても、過去の判断の背景をたどれます。変更管理は、記録を残すこと自体が目的ではなく、後の設計判断を支えるための土台になります。

図面管理システムの種類と選び方

運用ルールの方針が定まったら、それを支えるシステムを選びます。この章では、システムの種類の違いと、自社に合うものを選ぶ判断軸を整理します。

■ 文書・図面管理システムとPDM・PLMの違い

図面管理システムと一口にいっても、対象とする範囲は製品によって異なります。まず、代表的な種類の違いを押さえます。

種類	主な対象	向いている場面
文書・図面管理	図面・PDF・各種文書の版と承認	版管理と検索から始めたい
PDM	CADデータ、参照関係、Revision、承認	設計データを中心に統制したい
PLM	設計から生産・調達・品質まで	全社の製品情報を統合したい

大まかには、PDMは設計・CADデータの管理が中心、PLMは製品ライフサイクル全体へ対象を広げたものと整理できます。文書・図面管理システムは、版管理と検索から手軽に始めたい場合の入り口になります。自社がどこまでの範囲を統合したいかによって、選ぶ層が変わります。

■ AI類似検索は「発見レイヤー」として組み合わせる

近年増えているAIによる類似図面検索は、PDMやPLMと役割が異なります。両者を置き換えの関係と捉えず、組み合わせて考えるのが実務的です。

PDMやPLMは、版や承認、構成を正しく統制する「正本の管理」を担います。一方、AI類似検索は、社内に散在するデータを横断して目的の図面を見つける「発見」を担います。正本を管理する仕組みと、探すための仕組みを二層として組み合わせることで、既存の管理を捨てずに検索性だけを高められます。既存のPDMを廃してAI検索に置き換えるのではなく、上に発見のレイヤーを足す発想が有効です。

■ 自社のCAD環境に合わせて選ぶ

システム選定で最も現実的な判断軸は、自社が使っているCADとの相性です。CADと図面管理システムの連携がスムーズだと、設計者の入力負荷を抑えられます。

CAD環境ごとの第一候補は、おおむね次のように整理できます。

主なCAD環境	第一候補となるアプローチ
SOLIDWORKS中心	SOLIDWORKS PDM
Inventor・AutoCAD中心	Autodesk Vault
複数CAD混在・独自プロセス	Teamcenter、Windchill、Aras等
図面検索を最短で改善したい	AI類似検索系サービス

たとえばSOLIDWORKS中心の設計現場であれば、SOLIDWORKS PDMがCADの操作の中で採番や版管理を扱えるため、入力負荷を抑えやすい選択肢になります。ただし、システムを導入しただけでは、設計者の登録作業が増えるだけに終わることもあります。CAD環境に合った製品を選ぶことは、定着のしやすさに直結します。

■ 導入効果の見積もり方

導入を検討する際は、効果を試算して判断材料にします。すべての効果を一度に見積もるのは難しいため、まずは測りやすい指標から評価するのが現実的です。

たとえば図面検索の時間削減は、比較的試算しやすい指標です。前述の月9.9時間という検索時間を基準に、削減できる割合と対象人数、時間あたりの人件費を掛け合わせれば、おおよその効果が見えてきます。実際の効果は前提条件によって変わるため、断定はできませんが、検索時間の削減だけでも投資判断の出発点になります。再設計の削減や重複部品の抑制などは、導入後にKPIとして別途測定していくとよいでしょう。

なお、SOLIDWORKS PDMのような製品は、導入しただけでは採番や版管理のルールがCADの操作に落とし込まれず、設計者の登録作業が増えるだけに終わることがあります。プロパティ項目やワークフロー、リビジョンのルールを自社の運用に合わせて設計し、現場に定着させるところまでが、効果を引き出す分かれ目です。

SOLIDWORKSを導入したものの活用しきれていない、PDMの運用ルールを整えたいという場合は、SOLIDWORKS定着・活用支援もあわせてご覧ください。

図面管理システムを定着させるための進め方と体制

システムは、選んで導入すれば終わりではありません。この章では、図面管理システムを実際に機能させ、現場に定着させるための進め方と体制を整理します。

■ 小さく始めて段階的に広げる

定着のカギは、一度に全社展開せず、小さく始めて段階的に広げることです。全部門・全データを一括で移行しようとすると、負荷とリスクが集中します。

現実的な進め方は、次のような段階を踏みます。

• 短期：品番・版・変更理由・検索のルールを棚卸しし、代表製品群で試す
• 中期：PDMに承認済みデータを集約し、CADやBOMと連携する
• 長期：品質・生産・調達へと連携範囲を広げる

まず再利用価値の高い承認済みデータから移行し、価値の低い過去ファイルは検索できるアーカイブとして分離すると、リスクを抑えられます。段階を踏むことで、各段階で効果を確認しながら次に進めます。

■ システムを回す人材・設計基準を決める人材が要る

図面管理システムを定着させるには、それを回す人材と、基準を決める人材が欠かせません。ツールを導入しても、採番や版管理のルールを決め、運用を維持する役割がいなければ、仕組みは形骸化します。

とはいえ、中小製造業では専任のPDM管理者を置く余力がない場合がほとんどです。設計基準やデータ移行の方針づくりは、社内に知見がないまま進めると、かえって手戻りを招きます。こうした場面では、必要な範囲だけ外部の専門人材を組み合わせる進め方も選択肢になります。社内で判断すべき範囲と、外部に相談できる範囲を切り分けて考えると、進めやすくなります。

採番や版管理のルール設計、データ移行の方針づくりは、製造業の設計実務を理解した人材が関わることで、現場で機能する形に落とし込めます。採用で専任者を確保するほどではないが、立ち上げの一時期だけ専門性を借りたい、という場面も少なくありません。

図面管理の仕組みづくりを担う人材を、必要な範囲だけ確保したい場合は、エンジニア紹介サービスで、現場経験を持つ機械系エンジニアへの相談が可能です。

まとめ：図面管理システムは「入れる」より「回す」設計から

図面管理の問題は、システムを購入するだけでは解決しません。調査データが示すように、システムを導入しても紙や共有サーバが残り、利用者の多くが課題を抱え続けています。

出発点になるのは、部品番号と版のルールを整理し、変更理由を残し、採番の前に既存部品を探すという、運用ルールの設計です。そのうえで、自社のCAD環境に合ったシステムを選び、小さく始めて段階的に広げていきます。

自社ではどこから手をつけるべきか、どのルールから整えるべきかが見えにくい場合は、現状の棚卸しから整理することをおすすめします。SOLIDWORKSを中心に運用の定着を進めたい場合や、設計基準づくりや運用を担う人材を確保したい場合は、外部の支援を組み合わせる進め方もあります。自社の状況に合う第一歩を、お気軽にご相談ください。