図面管理システムの選び方｜属人化と最新版問題を解決する進め方

製造業で図面管理システムが必要とされる背景

はじめに、図面管理の現状を押さえます。ここでは、図面という資産の重要性と、それが十分に管理しきれていない実態を、調査データをもとに整理します。

図面は最重要の資産だが管理が分散している

図面は、製造業にとって最も重要な情報資産です。年商10億円以上の製造業で日常的に図面を扱う1,000人を対象とした調査では、自社の情報のうち「図面」を最重要と答えた人が62.8%にのぼり、次点の顧客情報15.9%を大きく上回りました。

一方で、その管理方法は分散しています。同じ調査では、過去図面の検索に図面管理システムを使う人が51.4%いる一方、共有サーバが42.1%、紙図面が39.6%残っていました。システムを導入しても、共有サーバや紙との併存が解消されていないのが現場の実態です。

図面検索に毎月9.9時間が使われている

管理の分散は、日々の作業時間として跳ね返ります。同じ調査によると、月間のドキュメント検索時間は平均19.3時間で、そのうち図面検索だけで9.9時間を占めていました。

これは、設計者や生産技術者が毎月ほぼ丸1日以上を「図面を探す」ことに使っている計算です。探す時間は製品を生み出しません。検索にかかる時間の長さは、図面管理の仕組みが整っていないことによる直接のコストです。

システムを導入しても課題が残る

図面管理システムを導入すれば解決する、とは限りません。同じ調査では、図面データの利用者の7割超が何らかの課題を感じており、「図面にひもづく情報が見られない」が25%、「部品の形状から検索できない」が23%でした。

システムを入れても紙や共有サーバが残り、課題も消えない背景には、システムを購入することと、業務のやり方を統一することは別の問題だという構造があります。導入を考えるうえで、まず押さえておきたい前提です。

図面管理がうまくいかない主な原因

課題の実態を踏まえ、ここでは図面管理が滞る原因を整理します。図面管理の課題は、次の4つの層に分けて捉えると、どこから手をつけるべきかが見えやすくなります。

課題の層	典型的な症状	現場で起きること
識別	部品番号の重複、ファイル名＝品番	重複部品、購買量の分散
版管理	最新版が不明、コピーで版を管理	誤製作、手戻り
変更理由	「なぜ変えたか」がメールや口頭に散在	同じ失敗の繰り返し
検索・再利用	品番が分からないと探せない	再設計、重複部品の増加

採番ルールがなく部品番号が重複する

図面管理の土台になるのが、部品を一意に識別する採番のルールです。採番の基準が曖昧なままだと、同じ部品に別の番号が付いたり、同じ番号で仕様の違うものが存在したりします。

こうした状態が続くと、本来は共通化できる部品が別物として扱われ、購買量が分散してコストが上がります。基幹システム（ERP）との整合も取れなくなります。識別のルールが崩れると、その上に載る版管理や検索もすべて不安定になるため、最初に整えるべき土台です。

最新版が分からず旧版で製作してしまう

次に起こりやすいのが、最新版を判別できない問題です。版をファイルのコピーで管理していると、どれが承認済みの最新版かを人が判断することになるためです。

その結果、古い図面のまま加工や発注を進めてしまい、手戻りや不良につながります。特に、共有サーバに「最新」「最新_修正」といった似たファイルが並ぶ状態は危険です。最新版が一目で分かる仕組みがない限り、誤製作のリスクは残り続けます。

変更理由がメールや口頭に散らばる

設計変更の「なぜ」が残らないことも、見落とされやすい原因です。何を変えたかは図面に反映されても、なぜ変えたのか、どの不具合や要求が起点だったのかは、メールや口頭、個人のPCにしか残っていないことが少なくありません。

変更の背景を追えないと、過去と同じ検討をやり直したり、同じ失敗を繰り返したりします。担当者が異動・退職すれば、その経緯は失われます。変更理由は、図面そのものと同じくらい継承すべき情報です。

品番が分からないと図面を探せない

検索の入り口が品番だけに限られていることも、再利用を妨げます。品番が分からなければ、過去に似た図面があっても見つけられず、ゼロから設計し直すことになるためです。

これは、先に触れた「形状から検索できない」という課題と直結します。似た部品を見つけられないまま新規に採番すれば、重複部品はさらに増えていきます。品番以外の切り口で探せるかが、再利用のしやすさを左右します。

図面管理をExcelや共有サーバから見直す考え方

多くの現場は、専用システムではなくExcelの台帳や共有サーバから図面管理を始めています。ここでは、その延長で考えたときに何が限界になり、どこから見直すべきかを整理します。

Excel台帳と共有サーバは図面が増えると破綻しやすい

Excel台帳と共有サーバは手軽に始められる一方で、扱う図面が増えると管理しきれなくなります。台帳の更新が手作業のため、記入漏れや二重管理が起き、実物のファイルと台帳がずれていくためです。

また、共有サーバのフォルダ構成は人によって解釈が異なり、置き場所や版の付け方が担当者ごとにばらつきます。属人化した運用は、その担当者がいなくなった途端に回らなくなります。Excelや共有サーバが悪いのではなく、図面が増えたときに破綻しやすい点を理解しておきます。

図面管理はシステムの購入から始めない

図面管理を見直すとき、いきなり高機能なシステムの購入から入るのは得策ではありません。既存の不整合をそのまま新しいシステムに持ち込むと、かえって混乱が長引くためです。

まずは、次のような現状の棚卸しから始めます。

• 現在、誰が品番を発行しているか
• 品番の体系と版のルールはどうなっているか
• 同じ部品に別品番、同じ品番に別仕様がないか
• 変更理由がどこに残っているか

ツールを選ぶ前に、自社のルールとデータの状態を見える化し、代表的な製品群で小さく試すのが、最も失敗の少ない進め方です。

図面管理システムを機能させる運用ルール

システムを導入しても、運用ルールが伴わなければ定着しません。ここでは、図面管理システムを機能させるために欠かせない、識別と版管理の基本ルールを整理します。

部品番号とRevisionを分けて管理する

運用ルールの核になるのが、部品番号とRevision（版）の分離です。両者を混同すると、変更のたびに番号が変わり、番号の体系がすぐに破綻するためです。

原則として、互換性を失う変更は新しい部品番号を発行し、互換性を保った変更はRevisionで扱います。材質や調達区分、製品群といった属性は、品番に埋め込まず独立した項目として持たせます。部品番号は変わらない識別子、Revisionは承認された変更の状態として切り分けるのが基本です。

作業中の版と承認済みの版を区別する

版の管理では、作業中の版と承認済みの版を分けます。CADで保存を繰り返す作業中の版と、正式に承認されて生産に使える版は、性質がまったく違うためです。

作業中の版をそのまま現場に配布すると、確定していない図面で製作が進むおそれがあります。現場が参照するのは承認済み（Released）の版だけに限定し、作業の履歴は残しつつ、現場に出すのは確定版のみという線引きを仕組みで担保します。

新規採番の前に既存部品を検索する

部品の共通化を進めるうえで効果的なのが、採番の前に既存部品を探すルールです。新しく番号を付ける前に、同じものや似たものがないかを確かめる手順を挟みます。

• 属性（材質・寸法など）で既存部品を検索する
• 形状の類似で候補を探す
• 該当する標準部品がないか確認する
• どれにも該当しない場合のみ、新規に採番する

この手順を挟むだけで、重複部品の発生を抑え、流用設計を進めやすくなります。登録後に重複を統合するより、採番前に見つける方がはるかに手間がかかりません。

変更理由を項目として構造化して残す

設計変更では、何を変えたかだけでなく、なぜ変えたかを構造化して残します。図面のコメント欄ではなく、変更を管理する仕組みの中に項目として持たせることで、後から検索できるためです。最低限、次の情報を残します。

• 何を変えたか
• なぜ変えたか（起点になった要求や不具合）
• 影響する部品やBOM
• 承認者と有効開始の時点

こうして残しておけば、担当者が代わっても過去の判断の背景をたどれます。変更管理は記録が目的ではなく、後の設計判断を支える土台です。

図面管理システムの種類と選び方

運用ルールの方針が定まったら、それを支えるシステムを選びます。ここでは、システムの種類の違いと、自社に合うものを選ぶ判断軸を整理します。

文書・図面管理とPDM・PLMは対象範囲が異なる

図面管理システムと一口にいっても、対象とする範囲は製品によって異なります。代表的な種類の違いは、次のとおりです。

種類	主な対象	向いている場面
文書・図面管理	図面・PDF・各種文書の版と承認	版管理と検索から始めたい
PDM	CADデータ、参照関係、Revision、承認	設計データを中心に統制したい
PLM	設計から生産・調達・品質まで	全社の製品情報を統合したい

PDMは設計・CADデータの管理が中心、PLMは製品ライフサイクル全体へ対象を広げたものです。自社がどこまでの範囲を統合したいかによって、選ぶ層が変わります。

AI類似検索は発見の層として組み合わせる

近年増えているAIによる類似図面検索は、PDMやPLMと役割が異なります。PDMやPLMが版や承認、構成を正しく統制する「正本の管理」を担うのに対し、AI類似検索は散在するデータを横断して目的の図面を見つける「発見」を担うためです。

両者を置き換えの関係ではなく、二層として組み合わせると、既存の管理を捨てずに検索性だけを高められます。既存のPDMの上に発見の層を足す発想が、実務では有効です。

自社のCAD環境に合わせて選ぶ

システム選定で最も現実的な判断軸は、自社が使っているCADとの相性です。CADと図面管理システムの連携がスムーズだと、設計者の入力負荷を抑えられるためです。CAD環境ごとの第一候補は、おおむね次のように整理できます。

主なCAD環境	第一候補となるアプローチ
SOLIDWORKS中心	SOLIDWORKS PDM
Inventor・AutoCAD中心	Autodesk Vault
複数CADの混在・独自プロセス	Teamcenter、Windchill、Arasなど
図面検索を最短で改善したい	AI類似検索系のサービス

たとえばSOLIDWORKS中心の現場であれば、SOLIDWORKS PDMはCADの操作の中で採番や版管理を扱えるため、入力負荷を抑えやすい選択肢です。CAD環境に合った製品を選ぶことは、定着のしやすさに直結します。

導入効果は図面検索の時間から見積もる

導入を検討する際は、効果を試算して判断材料にします。すべての効果を一度に見積もるのは難しいため、まずは測りやすい指標から評価します。

たとえば図面検索の時間は、比較的試算しやすい指標です。月9.9時間という検索時間を基準に、削減できる割合、対象人数、時間あたりの人件費を掛け合わせれば、おおよその効果が見えてきます。実際の効果は前提条件で変わりますが、検索時間の削減だけでも投資判断の出発点になります。再設計の削減や重複部品の抑制は、導入後にKPIとして別途測定していきます。

図面管理システムを定着させる進め方

システムは、選んで導入すれば終わりではありません。ここでは、図面管理システムを現場に定着させるための進め方と体制を整理します。

小さく始めて段階的に広げる

定着のカギは、一度に全社展開せず、小さく始めて段階的に広げることです。全部門・全データを一括で移行しようとすると、負荷とリスクが集中するためです。

• 短期：品番・版・変更理由・検索のルールを棚卸しし、代表製品群で試す
• 中期：PDMに承認済みデータを集約し、CADやBOMと連携する
• 長期：品質・生産・調達へと連携範囲を広げる

再利用価値の高い承認済みデータから移行し、価値の低い過去ファイルは検索できるアーカイブとして分けると、リスクを抑えられます。

システムを回す人と基準を決める人を置く

図面管理システムを定着させるには、システムを回す人と、採番や版管理の基準を決める人が欠かせません。ルールを決め、運用を維持する役割がいなければ、仕組みは形骸化するためです。

たとえばSOLIDWORKS PDMも、プロパティ項目やワークフロー、リビジョンのルールを自社の運用に合わせて設計しなければ、設計者の登録作業が増えるだけに終わります。運用を自社に合わせて設計し、現場に定着させるところまでが、効果を引き出す分かれ目です。

図面管理システムの導入で外部の力が有効な場面

中小製造業では、専任のPDM管理者や設計基準を決める担当者を置く余力がないことがほとんどです。ここでは、外部の力を組み合わせることが有効な場面を整理します。

採番や版管理のルールを社内で決めきれない場合

採番や版管理のルールづくり、データ移行の方針は、社内に知見がないまま進めると、かえって手戻りを招きます。製造業の設計実務を理解した人が関わることで、現場で機能する形に落とし込みやすくなるためです。

採用で専任者を確保するほどではないものの、立ち上げの一時期だけ専門性を借りたいという場面も少なくありません。採番ルールを統一して設計情報を標準化した例は、「採番ルールの統一で「探す・間違う・伝わらない」を解消した事例」をご覧ください。

SOLIDWORKS PDMの運用設計まで手が回らない場合

SOLIDWORKSを導入したものの、PDMの運用ルールまで整えられていない場合も、外部の支援が役立ちます。CADの使い方とファイル管理のルールを一体で決める必要があり、設計者が日常業務の合間に進めるのは難しいためです。

外部に支援を頼む場合も、決めたルールは標準書として社内に残します。SOLIDWORKSの社内ルールづくりと教育の進め方は、「SOLIDWORKS教育が定着しない原因と、社内に根づかせる進め方」でも整理しています。

まとめ｜図面管理システムは「入れる」より「回す」設計から

図面管理の問題は、システムを購入するだけでは解決しません。調査データが示すように、システムを導入しても紙や共有サーバが残り、利用者の多くが課題を抱え続けています。押さえたい要点は、次の4つです。

• 採番・版・変更理由・検索の4つの層で、自社がどこで止まっているかを見極める
• 部品番号とRevisionを分け、採番の前に既存部品を検索するルールを決める
• 自社のCAD環境と統合したい範囲に合わせて、システムの種類を選ぶ
• 承認済みデータから小さく始め、運用を回す人と基準を決める人を置く

弊社のSOLIDWORKS研修・導入定着支援では、現役の設計者が、設計ルールやファイル管理の整備から社内定着まで伴走します。運用を担う技術者の確保は、設計・開発の受託／エンジニア紹介サービスでもご相談いただけます。どのルールから整えるべきかを整理する段階から、お気軽にご相談ください。